Rangkuman Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

 Penggunaan Peralatan Kantor

Peralatan kantor merupakan sarana yang berfungsi menunjang kelancaran pekerjaan. Tanpa peralatan kantor, pekerjaan akan sulit dilakukan, misalnya menggandakan dokumen dengan mesin fotokopi. Penggunaan mesin kantor terdiri atas tiga jenis, yaitu mesin untuk mencatat, mengolah, dan menyimpan data atau informasi.

1.Mesin untuk Mencatat Data atau Informasi

 a. Mesin tik

Mesin tik yang digunakan untuk mencetak dokumen tertentu. Cara pemakaian mesin tik adalah sebagai berikut.

1). Duduk dengan posisi tegak.

2). Duduk tepat di depan mesin tik.

3). letakkan jari-jari di bagian huruf pada baris kedua.

4). Telapak tangan jangan ditempelkan pada mesin tik.

5). Ibu jari di letakkan tepat di atas papan spasi secara berdampingan.

6). Kaki di posisikan berlawanan.

7).Tangan tidak terlalu meresap ke badan.

  b.Mesin penomoran (mesin penomoran)

Mesin penomor (numbering machine) digunakan untuk membuat dan mencetak nomor berurutan secara otomatis. Mesin penomoran bisa digerakkan dengan tangan atau bersifat manual, bisa juga secara otomatis karena di dalamnya terdapat pengatur angka yang menggunakan Stylus.

d. Pembuka Surat (pembuka terakhir)

Alat pembuka surat merupakan mesin yang berfungsi membuka penutup surat dengan cepat dan rapi sehingga surat tetep dalam keadaan baik atau tidak sobek. Selain itu, kelebihan dari alat ini adalah dapat bekerja tanpa mengeluarkan suara bising.

d. Mesin penyalin dikte (mesin transkripsi dictophone)

Mesin penyalin dikte digunakan untuk merekam percakapan ke dalam pita magnetik atau atau peranti lain. Selanjutnya, rekaman tersebut dapat diulang, diberi tekanan langsung, atau diberi tekanan dalam bentuk ketikan sehingga informasi yang ada dapat menjadi lebih jelas.

e. Komputer 

Komputer merupakan alat elektronik yang digunakan untuk mengolah data secara sistematis dengan menggunakan program tertentu. Dalam penggunaan komputer, diperlukan tiga elemen yang saling berkaitan, yaitu hardware, software dan brainware.

1). Hardware merupakan peralatan yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang, terdiri atas peralatan infut (mouse dan keyboard), peralatan pemroses (CPU) dan peralatan output (monitor dan printer).

2). Software merupakan kumpulan program/instruksi-instruksi yang berfungsi menjalankan komputer.

3). Brainware merupakan orang yang mengoperasikan komputer secara langsung.

 f. Mesin fotokopi 

Mesin fotokopi merupakan peralatan kantor yang berfungsi menyalin atau menggandakan dokumen kertas. Mesin tersebut sangat berguna, khususnya bagi karyawan yang berkepentingan untuk memperbanyak dokumen dalam waktu singkat.

 g. Mesin risograf 

Risograph atau biasa disebut mesin riso termasuk jenis mesin pengganda yang dapat digunakan untuk mencetak dan menyalin dokumen. Selain itu, teknologi mesin riso juga disesuaikan dengan perkembangan zaman karena dapat digunakan untuk mencetak dokumen langsung dari komputer.

 H. Mesin penghancur kertas (paper Shredder) 

Aktivitas perkantoran pada umumnya menghasilkan limbah kertas yang jumlahnya banyak. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengurangi limbah tersebut adalah menghancurkan dokumen kertas yang sudah tidak terpakai.

 i. Mesin pemindai (mesin pemindai)

Scanner digunakan untuk memindai sebuah dokumen cetak, baik gambar, foto, maupun tulisan, menjadi dokumen digital yang dapat di akses melalui komputer dan laptop.

j. Mesin penghitung uang (mesin kasir)

Mesin hitung uang merupakan alat yang sangat penting, terutama bagi perusahaan yang menerima uang tunai dalam kegiatan operasional sehari-hari, misalnya bank, usaha ritel, dan lain-lain.

 k.Mesin laminasi 

Laminasi yang dilakukan dengan mesin laminating berfungsi melapisi dokumen cetak, baik berupa foto, kartu nama, sertifikat, maupun sampul majalah/buku.

l. Mesin penjilid (mesin pengikat)

Mesin penjilid termasuk peralatan kantor yang berguna untuk menjilid/menyatukan lembaran kertas yang sejenis menjadi sebuah buku. 

m.Proyektor LCD 

Liquid Crystal Display (LCD) pada umumnya digunakan untuk presentasi. Alat ini berfungsi memproyeksikan gambar atau tulisan agar dilihat secara jelas oleh audiens.

 n. Mesin absensi pegawai 

Presensi pegawai sangat penting dilakukan sebagai konfirmasi kedatangannya di kantor. Mesin sidik jari merupakan alat yang sudah banyak digunakan perusahaan untuk merekam dan mencocokkan pola sidik jari sebagai bukti keberadaan.

o. Mesin pemotong kertas 

Mesin pemotong kertas digunakan untuk merapikan bagian tepi keras, memotong kertas menjadi berbagai ukuran, dan memadatkan kertas untuk dijilid.

Penggunaan Perlengkapan Kantor 

1. Prosedur Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Lembaran 

         A. Kertas HVS (Hout vry schrieft)

         b. Kertas folio bergaris 

         C. Kertas karbon dan kertas stensil

         d. Folmulir 

         e. Kertas berkop

         f. Kertas kerbau 

        g. Amplop

        h. Peta henti (folder)

         i. Peta snelhecter

         j.Pesanan peta

        k. Plastik transparan (plastik folio)

   2. Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Nonlembaran 

       A. Pelubang kertas (perforator)

       b. Stapler

       C. Penjepit kertas (jepitan kertas)

Perawatan Peralatan Kantor 

 

1. Tujuan pemeliharaan peralatan kantor 

 A. Peralatan selalu dalam keadaan baik dan bersih.

b. Barang tidak mudah hilang

c. Barang tidak kadaluarsa 

2. Manfaat pemeliharaan Peralatan Kantor 

A. Mempertahankan kemampuan perangkat peralatan. 

B. Mengendalikan/menekan biaya operasional.

C. Meningkatkan produktivitas.

 3. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor

 a. Pemeliharaan (maintenance)

 b. Reparasi

c. Peningkatan (betterment)

d. Penggantian

e. Penambahan

Aplikasi Perangkat Lunak

 Aplikasi perangkat lunak merupakan suatu subkelas atau program yang memanfaatkan kemampuan komputer secara langsung untuk melakukan tugas yang diinginkan pengguna.

  Jenis-jenis Aplikasi Perangkat Lunak 

 a. Aplikasi pengolah kata 

b. Aplikasi pengolah angka

c. Aplikasi presentasi 

d. Aplikasi publikasi/desain

 

Prosedur dan Penggunaan Fitur-fitur Aplikasi dalam Pembuatan Dokumen Perkantoran 

1. Aplikasi pengolah kata

A. Pengatur tata letak dokumen (tata letak halaman)

1. Orientasi

2. Ukuran kertas

3. Batas 

4. Jarak baris (line spacing)

c. Pengaturan paragraf 

d.Penyisipan gambar, persamaan, dan tabel

e. Penggunaan indentasi, header, dan footer 

F. Pembuatan daftar isi (daftar isi) 

g. Pembuatan daftar gambar

h. Penggunaan SmartArm

i. Penggunaan Shapes 

 2. Aplikasi pengolah angka

a. Melalui aplikasi Ms.Excel

B. Membuat tabel dan memformat data tabel

C. Membuat dimensi baris dan kolom 

D. Menentukan format data penjualan

e. Mengoperasikan worksheet

F. Membuat data tabel dan grafik

 g.Menggunakan formula" pada aplikasi pengolah kata

 3. Aplikasi pengolah presentasi 

a. Menjalankan PowerPoint

b.Menu aplikasi powerpoint 

c.Menu pada Microsoft powerpoint 

D. Menyisipkan objek atau media pada slide

e. Pengaturan tampilan dan efek pada slide

 f. Pengaturan hyperlink slide

 g.Pengaturan tampilan slide master

 4. Aplikasi Publikasi 

 a. Bagian-bagian penerbit Microsoft

 b. Membuat file Publikasi baru 

c. Prosedur Mencetak Dokumen

   1. Jenis-jenis mesin cetak dokumen

a. Mesin offset

 Adalah mesin cetak yang menggunakan master atau disebut sebagai pelat. Mesin ini banyak digunakan oleh perusahaan percetakan, misalnya percetakan buku, majalah, tabloid, koran, dan ssbagainya.

  b. Pencetakan digital

 Mesin cetak ini disebut dengan printer format Lorge. Digital printing dapat memproduksi gambar atau teks langsung dari komputer yang telah terhubung dengan mesin, tanpa melalui proses film maupun pelat seperti mesin offset.

c. Flekografi 

 Adalah mesin untuk mencetak kemasan produk dari suatu perusahaan industri, seperti mencetak kemasan plastik beras, kemasan dan kardus mie, serta botol minuman dan susu dus/kaleng.

d.Mesin pencetak

 Digunakan untuk mencetak data dan informasi yang Sudak diolah oleh komputer, baik dalam jumlah sedikit maupun banyak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

   2. Prosedur pengoperasian mesin cetak dokumen kantor

a. Hidupkan laptop/komputer 

b. menerjemahkan printer ks komputer/laptop msnggunakan.kabel USB,kemudian hidupkan printer

c. Masukkan kertas dengan jumlah yang sesuai ks printer 

 d. Buka dokumen yang akan di-print, kemudian tekan CTRL + P pada keyboard 

e. Pilih print, lalu paner/jendela print akan muncul.